TMMOB
HARİTA VE KADASTRO MÜHENDİSLERİ ODASI
MALİ İŞLER VE BÜTÇE UYGULAMA YÖNETMELİĞİ
Birinci Bölüm
Genel Hükümler
Amaç
Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı -HKMO‘nın; Genel Merkez, Şubeler, Merkeze Bağlı Temsilcilikler ile İl ve İlçe Temsilcilikleri için çalışma dönemi içinde uygulanacak bütçenin; planlanması, koordinasyonu, denetimi ile varlıkları, borç ve alacak, gelir ve giderlerinin kayıt ve kontrolünü düzenlemektedir.
Kapsam
Madde 2- Bu yönetmelik HKMO‘nın Genel Merkez, Şube, Merkeze Bağlı Temsilcilikler, İl ve İlçe Temsilciliklerinin mali işleri ve bütçe uygulaması bu yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.
Tanımlar
Madde 3- Yönetmelikte geçen kısaltmalar aşağıdaki tanımlanmıştır.
TMMOB: Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği
HKMO: Harita ve Kadastro Mühendisleri Odası.
Yönetim Kurulu: HKMO Genel Merkez Yönetim Kurulu.
Şube:HKMO‘nın belirlediği bölge veya illere göre kurulmuş birimler.
Merkeze Bağlı Temsilciliği :HKMO‘nun belirlediği bir veya birkaç ile göre kurulmuş birimler.
Temsilcilikler:İl ve ilçelerde kurulmuş birimler.
Bütçe Dönemi: 1 Ocak - 31 Aralık dönemi.
Mali Rapor
Madde 4- HKMO, bütçe dönemleri sonunda Genel Kurula sunulmak üzere Çalışma Raporunun Mali Bölümünü hazırlar. Bu raporda TMMOB ve HKMO Muhasebe Sistemi UygulamaTebliğindeki usul ve esaslara uygun ;
1- Gerçekleşen Gelir -Gerçekleşen Gider tablosu,
2-Geçekleşen Bütçe ,
3- TMMOB Bütçe Uygulama Yönetmeliği ne göre bütçe uygulama esasları
4- Geçici ve daimi ücretliler kadroları
5-Tahmini bütçe teklifi
yer alır.
Bütçe Düzenlenmesi
Madde 5- HKMO ‘nın gelir ve giderleri tüm örgütü kapsayacak şekilde hazırlanan ve Genel Kurulca kabul edilen bütçe ile düzenlenir. Bütçeler iki yıllık çalışma döneminin her yılı için ayrı ayrı yapılır.
HKMO Yönetim Kurulu gerekli görmesi halinde, birinci çalışma yılı sonunda Mali Genel Kurulu toplayabilir. Ancak bu Genel Kurul‘da mali aklama yapılamaz.
Madde 6- Bütçe uygulamasından Yönetim Kurulu yetkili ve sorumludur. Bütçe Genel Kurulun onayından sonra, yürürlük tarihinden başlayarak uygulanır. Bütçelerin yürürlük tarihleri ile Genel Kurul onay tarihleri arasındaki devrede, yeniyıl bütçesinden normal ve gerekli masrafları karşılamak üzere, her ay için gerçekleşen bütçenin 1/12‘si oranında harcama yapılabilir.
Gelirler, herhangi bir orana bağlı olmaksızın tahsil edilir.
Bütçe Sistemleri
Gelir ve Giderler :
Madde 7 - HKMO Bütçesi, gelir ve gider bütçeleri olmak üzere iki ana gruptan oluşur. Gelir ve giderler, bölüm ve maddeler halinde düzenlenir.
Bütçe Bölüm ve Maddeleri
Madde 8- Bütçenin bölüm ve maddeleri aşağıdaki gibidir.
a) Gelir Bütçesi
GELİRLER
Odanın gelirleri aşağıdaki maddelerden oluşur.
HESAP KODU HESAP ADI
600 GELİRLER HS.
600.01 Üye Kayıt ve Ödentiler
600.01.01 Üye Kayıt,Kimlik Gelirleri
600.01.02 Üye Ödentileri ( Aidat ) Gelirleri
600.02 Hizmet Karşılığı Gelirler
600.02.01 Proje Gelirleri
600.02.02 Danışmanlık Gelirleri
600.02.03 Kontrolluk Gelirleri
600.02.04 Mesleki Faaliyet Denetim Gelirleri
600.02.05 İlk Tescil Gelirleri
600.02.06 Tescil Yenileme Gelirleri
600.02.07 Eğitim Gelirleri
600.02.08 Diğer Hizmet (Belge) Gelirleri
600.03 Yayın Gelirleri
600.03.01 Süreli Yayın Gelirleri
600.03.02 Diğer Yayın Gelirleri
600.04 Diğer Gelirler
600.04.01 Kira Gelirleri
600.04.02 Bağış ve Yardımlar
600.04.03 Kurultay, Kongre, Konfrans,Seminer v.b.Etkinlik Gelirleri
600.04.04 Faiz Gelirleri
600.04.05 Diğer Gelirler
b) Gider Bütçesi
GİDERLER
HKMO ‘nın gider bütçesi şu bölüm ve maddelerden oluşur.
770 GENEL GİDERLER
770.01 Yönetim Giderleri
770.01.01 Yönetici Üye Giderleri
770.01.02 Oturum Ücret Gid.
770.01.03 Yolluk Giderleri
770.01.04 Temsil-Ağırlama Gid.
770.01.05 Genel Kurul Gid.
770.01.06 Kongre-Konferans-Seminer Gid.
770.01.07 Kurultay Giderleri
770.01.08 Ulaşım Giderleri
770.01.09 STBK Giderleri
770.01.10 Diğer Komisyon Giderleri
770.01.11 Eğitim Giderleri
770.02 Personel Giderleri
770.02.01 Ücret Giderleri
770.02.02 Sosyal Yardım Gid.
770.02.03 Fazla Çalışma Gid.
770.02.04 SSK.İşveren Hissesi
770.02.05 Tazminat Gid.
770.02.06 İkramiye Gid.
770.03 İşletme Giderleri
770.03.01 Kira Giderleri
770.03.02 Posta, Kargo, Kurye Gid.
770.03.03 Kırtasiye-Basılı Kağıt Gid.
770.03.04 Isıtma-Ayd.-Su-Bakım-Onarım Gid.
770.03.05 Vergi,Resim,Harç, Sigorta-Gid.
770.03.06 Telefon, GSM, Kablo TV vb Gid.
770.04 Hizmet Alım Giderleri
770.04.01 Proje Giderleri
770.04.02 Danışmanlık Giderleri
770.04.03 Kontrolluk Giderleri
770.04.04 Diğer Hizmet Giderleri
770.04.05 Bilişim ve Teknoloji Hizmet Giderleri
770.05 Yayın Giderleri
770.05.01 Basım Giderleri
770.05.02 Telif Ücret Giderleri
770.05.03 Diğer Yayın Giderleri
770.06 TMMOB Giderleri
770.06.01 TMMOB Hissesi
770.06.02 Diğer TMMOB Giderleri
770.07 Diğer Giderler
770.07.01 Sosyal Yardım-Bağış Giderleri
770.07.02 Lokal Giderleri
770.07.03 Diğer Giderler
770.08 Şube ve Temsilcilik Giderleri
770.08.01 Şube Giderleri
770.08.02 Temsilcilik Giderleri
770.08.03 İl Koordinasyon Kurulu Giderleri
770.08.04 Merkeze Bağlı Temsilcilik Giderleri
770.09 Kıymet Alım Giderleri
770.09.01 Taşınmaz Alımı Gideri
770.09.02 Demirbaş ve Döşeme Alımı
770.09.03 Dökümantasyon
770.10 Uluslararası Üyelik Giderleri
770.10.01 FIG Aidat Giderleri
770.10.02 ICA Aidat Giderleri
770.10.03 Diğer Üyelik Aidat Giderleri
770.10.04 CLGE Aidat Giderleri
780.11 Finansman Giderleri
780.11.01 Banka Kredi Faiz Giderleri
İkinci Bölüm
Bütçenin Hazırlanması ve Uygulanması
Bütçenin Hazırlanması
Madde 9- Oda bütçe tasarısı Yönetim Kurulunca veya Yönetim Kurulunun gerekli gördüğü hallerde oluşturulan komisyonca hazırlanır.
Genel Kurula sunulacak bütçe tasarısının hazırlanması için Şubeler ve Merkeze Bağlı Temsilcilikler gider bütçe tasarılarını ve kadro cetvellerini engeç 25 Aralık‘a kadar Yönetim Kuruluna göndermek zorundadırlar. Aksi takdirde Yönetim Kurulu tasarıyı doğrudan hazırlar.
Şubeler ve Merkeze Bağlı Temsilcilikler tarafından hazırlanan bütçe tasarıları üzerinde; Yönetim Kurulunca, Şubeler ve Merkeze Bağlı Temsilciliklerinin geçmiş yılda tahakkuk ettirilen gelirleri yeni yılda yapılacak hizmetler ve HKMO‘sı gelirleri dikkate alınarak gerekli düzeltmeler yapılır ve Genel Kurula sunulacak hale getirilir.
Gelir - Gider Bütçeleri ve Ekleri
Madde 10- Gelir Gider Bütçesi ve ekleri, Genel Kurul onayına aşağıda belirtilen belgeler şeklinde sunulur.
•1. Yönetim Kurulu‘nun iki yıllık çalışma döneminin her yıl için ayrı ayrı olmak üzere düzenlenen gerekçeli gelir bütçesi taslakları,
•2. HKMO çalışmalarının bütçe dönemlerini kapsayan kesin hesap raporları,
•3. Yönetim Kurulunun bütçe dönemlerini kapsayan gerekçeli gider raporu taslağı ve ekleri,
Bütçe Uygulama Esasları
Madde 11-Her yıl 8. maddede gösterilen sistem içinde hazırlanan bütçenin bölüm ve maddeler itibariyle kapsam ve uygulama esasları Oda Yönetim Kurulu‘nca açıklayıcı bir şekilde Bütçe Tasarısı ekinde Genel Kurulun onayına sunulur.
Gelirlerin Gerçekleşmesi ve Harcamalar
Genel Kurulca kabul edilen bütçedeki gelirlerin gerçekleşmesinden Yönetim Kurulu yetkili ve sorumludur.
Madde 12- Genel kurulca kabul edilen bütçedeki harcamaları bölüm ve maddeler sınırları içinde yapmakla Yönetim Kurulu yetkili ve sorumludur.
Madde 13- Yeterli ödeneği bulunmayan maddeden, gerekli ödenek aktarması yapılmadan harcama yapılamaz.
Madde 14- HKMO gelirleri; tahsil fişi, posta çeki, posta havalesi, kredi kartı veya banka havalesi şeklinde tahsil edilir.
Madde 15- Yönetim Kurulu, bütçenin gider bölümleri ya da maddeleri arasında ihtiyaç halinde ödenek aktarması yapabilir. Ancak aktarılan ödeneğin, hangi maddeler için olduğu da kararda açıkça belirtilir.
Bölümler arasında aktarma yapılmakla birlikte ihtiyaç giderilemediği takdirde, bütçe tasarrufundan karşılanmak üzere, o bölüm için gerekli harcamalar yapılır. Bu fazla harcama Genel Kurulun onayına sunulur.
Madde 16- Bülten, Dergi, seminer ve benzer konular için ayrıca bütçe yapılmaz. Bu tür giderleri karşılamak üzere, bütçenin ilgili faslına gerekli ödenek konur.
Madde 17- Yönetim Kurulu yaptığı ilk toplantıda yönetim kurulu kararı olmaksızın harcanacak ödenek miktarının üst sınırı ve harcama yetkisinin kimlerde olacağını saptayarak Şubelere ve Merkeze Bağlı Temsilciliklerine bildirir.
Şube ve Merkeze Bağlı Temsilciliklerinin Harcamaları
Madde 18- Şube ve Merkeze Bağlı Temsilciliklerin gider bütçeleri 8 nci maddenin (b) şıkkında belirtilen bölümlerden oluşur. Şube ve Merkeze Bağlı Temsilcilikleri; HKMO‘nın gider bütçesinin 8 nci madde (b) şıkkında belirtilen gider ödeneğini esas alarak aylık harcamalarını yaparlar.
Şubeler ve Merkeze Bağlı Temsilcilikler etkinlik bölgelerindeki bulunan temsilcilikleri de kapsayacak şekilde, o ay içinde yapacağı faaliyetlerde dahil olmak üzere zorunlu giderlerini bir önceki ayın 25‘ine kadar Yönetim Kuruluna iletir.
Yönetim Kurulu, yapılacak etkinliklerin gerekliliğini bütçe durumunu da dikkate alarak inceler ve karara bağlar. Şubeler ve Merkeze Bağlı Temsilcilikler Yönetim Kurulu kararı olmadan etkinliklerle ilgili harcama yapamaz.
Yönetim Kurulu; Şube ve Merkeze Bağlı Temsilciliklerin etkinlik alanlarında gerçekleşen gelirlerden %60‘ını Şubeler ve Merkeze Bağlı Temsilciliklerine takip eden ayın 10‘una kadar Şube hesabına nakit olarak gönderir.
Şube ve Merkeze Bağlı Temsilciliklerin %10 Mesleki Faaliyet Denetim Payları Genel Merkezce ayrıca ödenir.
Temsilciliklerin P.T.T., kırtasiye ve diğer masrafları Şube gider bütçelerinin ilgili ödeneğinden, Temsilciliklerin Mesleki Faaliyet denetimden hizmet karşılığı alacakları gider bütçesinin ilgili bölümündeki ödeneğinden karşılanır.
Şube Yönetim Kurulunun ve Merkeze Bağlı Temsilciliğinin kararı olmadan Temsilcilikler harcama yapamazlar.
Bütçe Raporları
Madde 19-Her ay gerçekleştirilen gelirler ve giderler, karşılaştırma cetvelleri ile izlenir. Ödenek izleme cetvelleri ve fark analizleri Mart, Haziran ve Eylül devreleri itibariyle değerlendirilerek gerekli önlemler Yönetim Kurulunca alınır.
Ödemelerin Belgeye Bağlanması
Madde 20- Yapılacak ödemelerde, aşağıda belirtilen belgelerin bulunması gereklidir ;
•a)Personele yapılacak ödemelerde bordrolar,
•b)Yolluklarda, yolluk bildirimi ve gerekli hallerde taşıt biletleri,
•c)Ulaşım ücretlerinde, toplantı tutanakları ve ulaşım bildirgeleri,
•d)Satınalmalarda, fatura, makbuz ve eşdeğer belge,
•e)Vergi, prim vs. ödemelerde, beyanname ve makbuz,
•f)Diğer ödemelerde, ödemenin türüne göre fatura, makbuz, gider belgesi, ibraname, beyan ve benzeri diğer belgeler,
•g)Belgeye bağlanması mümkün olmayan harç, damga ve posta pulu gibi giderlerde, harcamayı yapanın yazılı ve imzalı beyanı,
•h)Özel hallerde Yönetim Kurulu kararı,
Sarf evraklarının, mahsup fişi imzalamaya yetkili olanlar tarafından onaylanmış olması zorunludur.
Banka Hesapları
Yetkilerin Belirlenmesi
Madde 21- Yönetim Kurulu; bankadan para çekmek ve yatırma işlemlerinde biri sayman diğeri Yönetim Kurulu üyelerinden olmak üzere yetkilileri ilk toplantıda belirler ve imza sirküleri düzenleyip ilgili bankaya gönderir.
Şube‘ler banka işlemlerinde biri sayman, diğeri Şube Yönetim Kurulu üyelerinden olmak üzere ilk toplantıda belirlenen ve Şube Yönetim Kurulunca yetkilendirilenleri ilgili bankaya imza sirküleri ile birlikte bildirir.
Merkeze Bağlı Temsilciliklerin bankadan para çekme ve yatırma işlemleri için Yönetim Kurulu görevlendirme yapar.
Bankalarda Hesap Açma
Madde 22- Şubeler, Merkeze Bağlı Temsilcilikler İl ve İlçe Temsilcilikleri Yönetim Kurulu kararı olmadan vadeli ya da vadesiz hesap açamazlar, para tutumuna ilişkin herhangi bir ticari girişimde bulunamazlar.
KASA HESAPLARI
Kasa Harcamaları
Madde 23- Yönetim Kurulu her bütçe döneminde kasada bulunacak nakit miktarını tespit eder. Bu miktar üzerinde nakit kasada bulundurulamaz. Kasada bulunan fazla para banka hesaplarına yatırılır.
Kasanın Kontrolü
Madde 24- Muhasebe usulüne göre tutulacak kasa defteri her akşam kapatılır. Her hafta başında sayman tarafından kontrol edilir. Bu kontrolde kasa defteri ile kasada bulunan paranın denkliği esastır.
Avans Hesapları
Madde 25- Kasadan avans; yolluk, ücret avansı ya da bir hizmet alımı için alınabilir. Her iki durumda da Yönetim Kurulu kararı alınması zorunludur. Yolluk avansı, görev dönüşünü izleyen ilk beş gün içinde, iş avansı ise işin bitiminde kapatılır.
Sayım İşleri
Madde 26- Yönetim Kurulu; Şube ve Temsilciliklerin Demirbaş defterine kayıtlı malzemelerinin ve ambarında bulunan satılacak yayınlarının sayımını, Yönetim Kurulunca görevlendirilecek 3 (üç)‘er kişilik sayım kurullarınca her yıl ARALIK ayı içinde yapar.
Her takvim yılı sonunda, bir yıl önceden devredilen, o yıl içinde giren ya da çıkan ile ertesi yıla aktarılan taşınır eşyanın türü, miktar ve bedelleri gösterilmek suretiyle sayım cetvelleri düzenlenir. Sayımda saptanan noksan ve fazlalıklar ayrı tutanaklarda gösterilir.
Kütüphane ve kitaplıklar için aynı işlem yapılır.
YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Saymanın Yetkisi
Madde 27- Muhasebe fişleri ve mizan cetvelleri; HKMO‘nın Genel Merkezinde Sayman ve Yürütme Kurulu üyelerinden birisi Şubelerde Sekreter ve Sayman, Merkeze Bağlı Temsilciliklerinde ise Temsilci ve Yardımcısı tarafından işlem kontrolu yapılarak imzalanır.
Şubeler ve Merkeze Bağlı Temsilcilikler her ay sonunda muhasebe fişlerini ve mizan cetvellerini HKMO Genel Merkezi‘ne gönderirler ve HKMO Saymanı tarafından gerekli kontrolleri yapılarak muhasebeleştirilir.
Madde 28- Yetkililerin imzasını taşımayan ve Yönetim Kurulu kararı bulunmayan fişlere dayanarak hiçbir ödeme yapılamaz.
Madde 29- Sayman üyeler her ayın ikinci toplantısında geçmiş ayla ilgili bütçe sonuçlarını Yönetim Kuruluna sunmakla yükümlüdürler.
Madde 30- Esas ve Yardımcı defterler bilgisayar ortamında yazılır. TMMOB Mali İşler Yönetmeliği hükümleri uyarınca HKMO, V.U.K. hükümlerine tabi olmadığından 32. maddede belirtilen defterler; genel merkez defterleri Tmmob tarafından, şube ve temsilciliklerin defterleri de oda yönetim kurulunca tasdik edilir. Oda ve Şubelerin tüm karar defterleri noter tarafından tasdik ettirilir. Bilgisayar ortamında tutulan tüm muhasebe kayıtları dönemler itibarıyla disket ya da CD ortamında yedeklenir. ve yönetim kurulunca saklanır
Üçüncü Bölüm
Muhasebe Organizasyonu, Yürütme, Yürürlük
Gelir - Gider Bütçe Bölümleri
Ana Hesaplar
Madde 31- Muhasebe kayıtlarında TMMOB ve HKMO Bütçe Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen Ana ve Alt Hesapları uygulanır.
Defterler
Madde 32- HKMO‘nda tutulacak defterler şunlardır :
Esas Defterler
•1.Yevmiye Defteri
•2.Kasa Defteri
•3.Demirbaş Defteri
•4.Karar Defteri
•5.Denetleme Kurulu Karar Defteri
Madde 33- Gelir ve gider hesapları ekte gösterilen madde ve madde bölümleri şeklinde bütçede yer alır.
Dördüncü Bölüm
SON HÜKÜMLER
Tanımlanmamış Gelir ve Gider Bölümleri
Madde 34- Yönetim Kurulu, bu yönetmelikte tanımlanmamış hesaplar, gelir ya da giderler için; TMMOB ve HKMO Bütçe Uygulama Yönetmeliğnde belirtilen hesaplara uygun olarak yeni bölüm ya da alt bölümler açabilir.
Kayıtların Saklanması
Madde 35- HKMO‘nın tüm mali işlemleri ile ilgili defter ve kayıtları ait olduğu takvim yılını izleyen on yıl müddetle saklanır. Süresi dolanlar imha edilir.
Hüküm Olmaması Hali
Madde 36- Bu yönetmelikte hüküm olmayan konularda, Yönetim Kurulu kararı uygulanır. Uyuşmazlık halinde son karar Birlik Yönetim Kurulu kararıdır.
Yürürlükten Kaldırma
Madde 37- Harita ve Kadastro Mühendisleri Odası‘na ait mali işleri düzenleyici eski yönetmelikler yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
Madde 38- Bu yönetmelik 06-07/04/2018 günü yapılan HKMO Olağan Genel Kurul ile TMMOB Yönetim Kurulunun 11/05/2018 gün ve 32/362 sayılı kararı ile onaylanmış ve yürürlüğe girmiştir.
Yürütme
Madde 39- Bu yönetmelik hükümleri TMMOB Harita ve Kadastro Mühendisleri Odası Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.